Definiciones

Desde diciembre de 2022 está disponible en el Portal UC un botón que permite a todos/as los/las estudiantes, académicos/as y funcionarios/as realizar el proceso de auto-activación. Este botón modifica la recepción de correos desde Gmail a Outlook Online.

A las personas que no hayan activado su cuenta Microsoft Outlook se les llevará a cabo una activación automática por grupos, que se iniciará la segunda mitad de abril, para culminar en mayo. La fecha exacta de activación automática será indicada de manera oportuna al correo UC.

En términos funcionales, esto es equivalente a activar el botón en el Portal UC de manera voluntaria, con la única diferencia de que se realizará automáticamente de manera central.

El proceso de activación automática no implica migración de correos.

Para lograr estar dentro de la meta institucional establecida por la Dirección de Transformación Digital y la Dirección de Informática, se ha decidido que los límites por rol serán los siguientes:

Rol	Límite en Google Workspace UC (Gmail + Drive + Photos)
Académico/a	5 GB
Postdoctorado/a	5 GB
Estudiante	1 GB
Funcionario	1 GB
Casilla genérica	1 GB
Otro	Sin Google Workspace UC

 

Consideraciones:

• Estos límites aplican para todas las cuentas de Google Workspace UC, independientemente de su fecha de creación o activación.
• Si la cuenta UC no tiene asociado un Google Workspace al 1 de abril 2023, entonces no tendrá Google Workspace. Por ejemplo, los/las Estudiantes de año de admisión 2023 tienen directamente Microsoft 365 y por ende no tienen Google Workspace UC ni tampoco tienen derecho al límite establecido en la tabla anterior.
• Estos límites sólo aplican si la persona asociada a la cuenta mantiene su rol vigente en la UC. Si la persona pasa a tener otro rol, la condición cambia (e.g si una estudiante pasa a ser exalumna). Si una cuenta deja de tener Google Workspace UC, después no lo recupera en caso de volver a tener otro rol de los listados arriba. En ningún caso/rol se recupera el Google Worspace UC que se tuvo en roles anteriores.

En definitiva, en caso de que una cuenta tenga rol vigente activo, tenga ya Google Workspace UC, y se mantenga dentro del límite, podrá seguir utilizando Google Workspace UC. Esto es lo recomendado para los casos de cuentas que administran cuentas de YouTube u otras herramientas que sean necesarias para su quehacer. Actualmente no está planificado cerrar Google Workspace UC de manera completa.

La Dirección Superior de la Universidad decidió que Microsoft 365 será la plataforma institucional de productividad. Esto incluye almacenamiento, correo, y muchas otras herramientas.

La plataforma Google Workspace en la UC permite almacenar datos en formato texto, correo, videos y fotos. Según la definición de Google vigente a marzo 2023 son contabilizados para efecto de espacio utilizado tanto por las personas como por la UC como institución, aquellos almacenados en las aplicaciones Gmail, Google Drive y Google Photos. Esto quiere decir que otras herramientas como YouTube no son contabilizadas actualmente como parte de lo que Google considera como almacenamiento en la nube hacia los/as usuarios/as y las instituciones. Por lo tanto, lo indicado en este documento con respecto a los límites de almacenamiento en Google Workspace está acotado exclusivamente a esas tres herramientas (Gmail, Google Drive, y Google Photos).

Las Unidades Compartidas tienen un tratamiento diferente por parte de Google y son consideradas como espacio que está utilizando la institución, más no un(a) usuario/a específico. Ahora bien, para efectos de los límites de almacenamiento por rol indicados más adelante, será considerado que los Propietarios (Manager) de cada Unidad Compartida serán quienes son responsables de ese espacio, y por ende será contabilizado dentro de su espacio de almacenamiento individual.

Por ejemplo, una cuenta UC podría tener lo siguiente en su Google Workspace UC:

• Gmail: 10 GB
• Google Drive: 20 GB (+ 10 GB en una Unidad Compartida como Propietario)
• Photos: 1 GB

Cuando se revise el sitio de Google Storage, aparecerá que la cuenta está utilizando 31 GB (10 de Gmail + 20 de Drive + 1 de Photos). No aparecerán contabilizados los 10 GB de la Unidad Compartida de la que la cuenta es Propietaria. Ahora, para efectos del almacenamiento desde la perspectiva de la Universidad, ese espacio sí será considerado como parte del espacio que está utilizando la cuenta, llegando a un total de 41 GB en el ejemplo anterior.

Por ende, es importante que cada usuario/a también revise las unidades compartidas de la que es propietario.

Los límites de almacenamiento aplicarán a partir del primero de abril de 2023. Esto significa que toda cuenta UC que esté por sobre los límites establecidos estará en riesgo de bloqueo o pérdida de información.

En la práctica, los límites serán operacionalizados de la siguiente manera:

• 1 de abril 2023: los límites entrarán en funcionamiento. En lo inmediato, esto no implicará un cambio en el acceso a Google Workspace UC, pero sí se comenzará a recordar con mayor énfasis a las cuentas que estén sobre los límites respectivos.
• 2 de mayo 2023: los límites se implementan a nivel técnico. Esto implicará que toda cuenta que esté sobre el límite no podrá realizar cambios o subir nuevos datos. Sí podrán ver sus correos, documentos, y descargarlos.
• 1 de junio 2023: en esta fecha se desactivarán todas las cuentas de Google Workspace que estén sobre los límites. Las cuentas bloqueadas serán inaccesibles por el usuario respectivo.

Estas fechas fueron confirmadas por la Dirección Superior y vigentes al día de confección de este documento. La única posibilidad de cambio respecto a las mismas requiere de autorizaciones a nivel Universidad. En caso de que esto último ocurriese, será informado oportunamente.

En caso de que una cuenta de Google Workspace UC sea desactivada por cualquiera de los motivos indicados previamente, esta desactivación será total, es decir, se eliminan todos los documentos y datos de la cuenta.

Es muy importante tener en consideración que, al estar sobre el límite permitido de almacenamiento, NO se borrarán documentos de forma aleatoria y/o automática para cumplir con el límite. Por el contrario, la desactivación será completa. Por este motivo debe administrar su información de modo de respetar los límites de almacenamiento según vínculo con la universidad.

Esto es especialmente importante para quienes quieran mantener funcionando una cuenta de Google Workspace UC para, por ejemplo, YouTube o Google Analytics. Para esos casos, será necesario que se encuentren bajo el límite respectivo asociado a su rol en la Universidad.