Ayuda y soporte al usuario

Es una suite de herramientas de Google, incluyendo Gmail, Drive, Photos y muchas otras.

Es una suite de herramientas de Microsoft, incluyendo Outlook en la Web, OneDrive, Teams y muchas otras.

Porque luego del cambio de políticas de Google en el que limitó el espacio de Google Workspace (suite que contiene entre otras aplicaciones Gmail y Google Drive) la Universidad tomó decisiones para homologar las herramientas de trabajo de manera que sirvan de base para su transformación digital.

Luego de un profundo análisis, se decidió que este conjunto de herramientas será Microsoft 365 y estará disponible para toda la Comunidad UC, incluyendo Estudiantes, Académicos, Exalumno/as y Funcionarios/as.

No es necesario estar en un campus para acceder a Microsoft 365; basta con acceso a internet.

No, la cuenta UC no será eliminada pero sí deberás hacer la automigración desde Google Workspace a la plataforma Microsoft 365.

No. No serán eliminados y seguirás teniendo acceso a Google Workspace, sin embargo, una vez que actives tu correo M365 UC lo que pasará es que dejarás de recibir correos nuevos en Google Workspace ya que los recibirás en M365 UC.

Otro punto importante es que durante abril de 2023 se realizará una baja en la capacidad de almacenamiento de Google Workspace, razón por la que podrías perder información si no has realizado la automigración hacia Microsoft.

Si eres estudiante o Exalumno de Educación Continua tu casilla de correo en Google Workspace UC SI será eliminada. Esto sucederá un mes después de activada tu cuenta en Microsoft 365 para que puedas respaldar toda la información que contenga tu Google Workspace.

• Sí, realizaremos una serie de instancias online y presenciales para ayudar y orientar a todas las personas que lo necesiten.
• En este mismo sitio existen guías, tutoriales y videos para realizar la automigración.
• Estamos capacitando a aliados y encargados de computación por unidades para que puedas hacer consultas y ser apoyado en terreno.
• Si tienes problemas y/o dudas y no sabes como resolverlos, puedes acudir a la mesa de ayuda en mesadeservicios.uc.cl

Para las personas que trabajan y estudian en la UC, esto no sucederá. Es decir, seguirán teniendo acceso a su cuenta de Google Workspace pero con restricciones.

Si una persona activa su cuenta M365 UC antes de la segunda quincena de abril podrá tener acceso ilimitado hasta esa fecha. Luego deberá respetar los límites de almacenamiento para poder usar o consultar la cuenta de Google Workspace. Los límites de almacenamiento son:

• Académicos: 5GB
• Postdoctorados: 5GB
• Funcionarios: 1GB
• Estudiantes: 1GB

Esto significa que estas personas podrán seguir utilizando herramientas como Google Drive, Sign-in with Google, y otras ya que actualmente no existe una fecha para desactivar Google Workspace mientras su rol siga vigente.

Sin embargo, es muy importante respetar las cuotas de almacenamiento permitidas ya que las cuentas de Google Workspace que excedan esos límites, será eliminadas posterior a la segunda quincena de abril 2023.

Es importante destacar que a partir de abril 2023 existirán límites de espacio de almacenamiento en Google Workspace para cada una de las cuentas. Si fuese necesario más espacio de almacenamiento o algún tipo de condición que esté fuera de las definiciones descritas, se puede se realizar el requerimiento por medio de una solicitud de excepción haciendo clic aquí.

Importante:

• Toda solicitud de excepción deberá estar justificada y respaldada por la más alta autoridad de la unidad donde se desempeña el solicitante.
• En ningún caso una excepción permitirá seguir con el correo UC funcionando en Gmail.
• Todas las solicitudes de excepción deberán contar con una fecha de término.

Podrá seguir utilizando Drive dentro de los límites establecidos de almacenamiento o bien hacer una solicitud de excepción haciendo clic aquí. Si su cuenta supera los límites establecidos y no cuenta con una solicitud de excepción aprobada para esto, su cuenta será eliminada y ya no tendrá acceso a los contenidos.

Importante:

• Toda solicitud de excepción deberá estar justificada y respaldada por la más alta autoridad de la unidad donde se desempeña el solicitante.
• En ningún caso una excepción permitirá seguir con el correo UC funcionando en Gmail.
• Todas las solicitudes de excepción deberán contar con una fecha de término.

NO. El ecosistema digital es Microsoft 365 UC. La intención de dejar habilitado Google Workspace responde únicamente a mitigar potenciales impactos para las personas.

Identifica si trabajas en la UC o si estudias en la UC y dirígete a la sección ¿qué debo hacer yo? Ahí encontrarás el paso a paso para ingresar a tu plataforma Microsoft 365 y para activar tu correo UC M365.

Existen variadas instancias e iniciativas de apoyo para que puedas realizar el cambio. En el sitio web podrás encontrar guías, tutoriales y videos para realizar la automigración. Te sugerimos consultar la sección qué debo hacer yo o consultar los tutoriales en esta misma sección.

Si tienes algún problema en el proceso de automigración puedes contactarte con la mesa de ayuda en mesadeservicios.uc.cl

Si te acomoda más aprender con un profesor, realizaremos webinars en vivo que además quedarán alojados en el sitio para consultas. Ahora bien si requieres de asistencia en terreno, estaremos en Casa Central y en campus San Joaquín. Lleva tu computador y te ayudaremos.

Muy pronto entregaremos las fechas y horarios de estas instancias.

En la sección qué debo hacer yo está el paso a paso para hacer el cambio y también puedes consultar los tutoriales en esta misma sección. Si necesitas más ayuda te puedes contactar con la mesa de soporte en mesadeservicios.uc.cl

No es necesario estar en un campus para acceder a Microsoft 365 UC, basta con tener acceso a internet.

Para las versiones de Microsoft 365, 2019 y 2021 los requerimientos mínimos son:

• Procesador de 1.6GHz o más, dos núcleos
• Memoria RAM 4GB
• 4GB de espacio en disponible en disco duro
• Conexión a internet

Lo recomendable es trabajar con versiones de Windows 10 o Windows 11, dado que las versiones anteriores muchas ya no cuentan con soporte Microsoft.

Sí.

Puede acceder a su casilla utilizando un navegador web o bien puede configurar el cliente de correo Outlook de Microsoft para escritorio.

Lo recomendable es acceder desde las versiones actuales de navegadores tales como Microsoft Edge, Chrome, Safari o Firefox.

La casilla se mantendrá activa pero:

• No recibiré nuevos correos en Google Workspace pero los antiguos se mantendrán en la bandeja de entrada.
• Podré ingresar a Google Workspace para gestionar mi información, es decir acceder a mis correos antiguos y todo tipo de documentos almacenados en Drive u otra aplicación de Google con el fin de que los automigremos a M365 UC.
• Es muy importante tener en cuenta que si bien las cuentas de Google Workspace se mantendrán activas, durante abril se ejecutará una notable baja en la capacidad de almacenamiento de las cuentas lo que podría derivar en que perdamos información si aún no hemos realizado la automigración.

No. La cuenta de Google Workspace quedará activa para consultas, es decir se podrá ingresar pero no llegarán nuevos correos. En abril de 2023 habrá una baja considerable en la capacidad de almacenamiento por lo que es indispensable realizar la automigración antes de esa fecha.

En la sección qué debo hacer yo está el paso a paso para hacer el cambio y también puedes consultar los tutoriales en esta misma sección. Si necesitas más ayuda te puedes contactar con la mesa de soporte en mesadeservicios.uc.cl

Si la cantidad de GB que tiene ya almacenada en OneDrive supera la cuota asignada, deberá respaldar, transferir o eliminar su información pertinente, en relación a la diferencia presentada. La información almacenada en OneDrive es independiente a la activación de Outlook Online.

Si, Microsoft 365 es posible de instalar en dispositivos móviles (Android e iOs); para ello puedes entrar a https://www.microsoft.com/es-cl/microsoft- 365/mobile

Las cuentas genéricas serán migradas por la Dirección de Informática, los alias serán habilitados en la nueva plataforma.

Para nadie es “obligatorio”, sin embargo, el no realizar el cambio traerá inconvenientes a los diferentes públicos ya que en abril se realizará una drástica baja en la capacidad de almacenamiento de las cuentas de Google Workspace tanto para personas que trabajan como que estudian en la UC. Quienes trabajan podrían perder información y quedarían desconectados del resto de los equipos. Quienes estudian podrían perder información y quedar desconectados de posibles clases online y de material académico importante que se compartirá a través de la nueva plataforma.

La baja se realizará para estar dentro de los márgenes que Google entrega gratuitamente. Las cuentas se mantendrán activas, para que las personas no pierdan acceso por ejemplo a sus cuentas de Youtube o DataStudio, a la vez que puedan continuar migrando su información hacia la nueva plataforma.

Se consideran como parte del espacio que está utilizando una persona por lo que deben ser migrados a M365.

Este cambio aplica en una segunda etapa, excepto que su unidad haya solicitado un cambio anticipado.

Pasará a tener a disposición 50 GB para sus correos electrónicos (en Outlook en la Web) y 100 GB de almacenamiento (en OneDrive); siempre y cuando se cumplan las condiciones establecidas por la institución para otorgarle los beneficios de personas jubiladas UC.

Las cuentas UC vigentes de académicos(as), investigadores(as) postdoctoral, funcionarios(as) y estudiantes, se mantendrán en Google Workspace pero tendrán una cuota de almacenamiento reducida. Las cuentas UC de exalumnos(as) serán eliminadas.

Si una unidad compuesta por académicos y/o personas que trabajan en la UC requiere aumentar el almacenamiento predeterminado (1TB) de un equipo en Microsoft Teams/SharePoint puede solicitar dicha ampliación a través de una solicitud de excepción siguiendo los siguientes pasos:

1. Descargar el siguiente archivo. Solicitud de Excepción.
2. Completar la información y justificar las razones de la ampliación.
3. Firmar el documento por las autoridades de que se harán responsables.
4. Enviar la solicitud a transformación digital al siguiente correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Como medida de seguridad y como protocolo de protección de datos, la Dirección de Informática ha deshabilitado la opción de uso compartido “cualquier persona”. Si una unidad requiere que se habilite esta opción para compartir documentos con enlaces abiertos se recomienda considerar las siguientes alternativas:

• Se puede brindar accesos a documentos o archivos agregando determinadas personas a través de su correo electrónico. (Gmail, Hotmail, Yahoo, etc) con la opción Personas que elija.
• Se puede crear enlaces para compartir diferenciados. Estos pueden gestionarse dando clic derecho en el archivo opción. Administrar accesos.

Sí a pesar de esto la unidad o responsable del equipo en Microsoft Teams/SharePoint requiere se habilite la opción compartir con “cualquier persona” se puede solicitar esta actualización enviando un correo justificando el requerimiento en mesadeservicios.uc.cl

Importante: Si está opción se usa para compartir información de un Microsoft SharePoint/Equipo en Microsoft Teams se debe poner especial interés en laconfiguración de acceso a archivos y carpetas. Un uso incorrecto de esta opción podría filtrar información de todo el equipo si no se usan correctos protocolos de acceso a la información. La Pontifica Universidad Católica no se hace responsable si información sensible es filtrada por un uso incorrecto de las normativas de acceso a la información.

Esta solicitud solo está permitida para personas que trabajen en la UC.